Comment dynamiser sa communication interne : stratégies et solutions efficaces

La communication interne est un pilier indispensable pour le succès des entreprises modernes. Cruciale tant pour la gestion des équipes que pour la motivation des employés et la consolidation de la culture d'entreprise, elle mérite une attention particulière.

"Les entreprises ont pris conscience qu'elles avaient un corps social qu'il fallait bien traiter, nourrir, alimenter, même un peu chouchouter.", affirme Assaël Adary dans notre article à propos des enjeux et des tendances de la communication interne.

Dans cet article, nous vous dévoilons des stratégies concrètes et efficaces pour revitaliser la communication interne au sein de votre organisation, et, ainsi, renforcer l'engagement et la cohésion de vos équipes.

L'importance de la communication interne

Renforcement de la culture d'entreprise

Une communication efficace est fondamentale pour solidifier la culture d'entreprise. Elle permet d'aligner les valeurs de l'entreprise avec les actions des employés et de créer un sentiment d'appartenance et d'engagement collectif. La culture d'entreprise se réfère à l'ensemble des valeurs, croyances, comportements et normes qui caractérisent une organisation. Elle définit la manière dont les employés interagissent en interne et en externe, et est un facteur de leur motivation, leur engagement et leur performance. Une culture d'entreprise forte contribue à la réussite globale de l'entreprise, d’où son importance durant toutes les étapes de vie d’une société.

Puisque la culture d’entreprise est ce qui rassemble ses collaborateurs, la communication interne y joue un rôle prédominant. Par une communication transparente et honnête, un groupe peut l’influencer en bien. En favorisant une communication à la fois ascendante et descendante, les employés sont plus engagés et motivés.

Engagement des employés

La communication joue un grand rôle dans la motivation et l'engagement des salariés. Des messages clairs et inspirants encouragent les collaborateurs à s'investir davantage dans leurs missions. Une étude menée par Gallup en 2022 révèle que les entreprises ayant une communication efficace ont 50% de chances en plus d'avoir des niveaux élevés d'engagement des employés. D'autre part, un employé bien informé et écouté se sent valorisé, ce qui renforce son sentiment d'appartenance à l'entreprise.

Par ailleurs, la communication bidirectionnelle (ascendante-descendante) est essentielle. Les employés doivent non seulement recevoir des informations, mais aussi avoir la possibilité de donner leur avis et de proposer des idées. Les plateformes de feedback en temps réel, comme les boîtes à idées numériques ou les sondages réguliers, peuvent être très utiles. Enfin, la reconnaissance et les remerciements publics pour les efforts et les réalisations des employés peuvent considérablement augmenter leur engagement et leur motivation, réduisant l’absentéisme et le turn-over.

“Il n'y a pas meilleure marque employeur qu'un collaborateur qui, juste avec honnêteté et sincérité, décrit, explique son métier, à la fois ce qui va bien et ce qui comporte aussi des éléments de pénibilité, etc.”, assure Assaël Adary.

Amélioration de la productivité

En facilitant la collaboration et le partage d'informations, la communication interne agit comme un levier puissant pour améliorer la productivité des équipes et la compétitivité de votre entreprise. Elle permet de réduire les silos d'information et de favoriser une meilleure coordination. Selon une étude de McKinsey, une communication efficace peut augmenter la productivité des employés de 20 à 25%.

Les outils collaboratifs tels que Microsoft Teams, Slack ou Trello permettent aux équipes de travailler ensemble de manière plus fluide et efficace, boostant ainsi la performance collective. En centralisant les informations et en facilitant l'accès aux ressources nécessaires, ces outils minimisent les pertes de temps et les erreurs dues à des malentendus. De plus, des réunions régulières et bien structurées permettent de s'assurer que tous les membres de l'équipe sont alignés sur les objectifs et les priorités, ce qui conduit à une exécution plus rapide et plus précise des tâches.

Réduction des conflits

Une bonne communication permet de prévenir et de résoudre les conflits en favorisant l'écoute et la compréhension mutuelle. Elle aide à créer un climat de travail harmonieux où chacun se sent entendu et respecté. Les conflits sur le lieu de travail peuvent souvent être attribués à des incompréhensions ou à un manque de communication, alors, en établissant des canaux de communication clairs et ouverts, les entreprises peuvent réduire ces malentendus et prévenir les tensions.

Des sessions de médiation, des ateliers de résolution de conflits et des formations en communication non violente peuvent être mis en place pour aider les employés à gérer les différends de manière constructive. De plus, encourager une culture de feedback régulier permet aux employés d'exprimer leurs préoccupations avant qu'elles ne se transforment en conflits majeurs. Un environnement où les discussions ouvertes sont encouragées renforce la confiance et la collaboration, réduisant ainsi les frictions et les tensions.

Évaluation de l'état actuel de la communication interne

Audit de communication

Pour dynamiser la communication interne, il est essentiel de commencer par évaluer son efficacité actuelle. Un audit de communication permet d'identifier les points forts et les zones d'amélioration en essayant de comprendre comment les messages sont perçus par les employés et de déterminer les domaines nécessitant des changements. L'audit de communication implique généralement la collecte de données via des sondages, des entretiens et des analyses de documents, suivie d'une évaluation détaillée et de recommandations pour optimiser la communication interne. Il peut être réalisé par l’équipe RH ou par l’équipe communication du groupe ; ils seront chargés de recueillir toutes les informations utiles et d’en faire un compte-rendu à donner à la direction.

Sondages et retours d'employés

Comme précisé plus tôt, les employés peuvent être une source fiable et importante en termes de feedbacks, grâce à leur vision terrain et à la narration de leur quotidien. Les sondages internes et les feedbacks permettent de comprendre les perceptions et attentes des équipes, de détecter les lacunes des systèmes et de définir des objectifs d'amélioration.

Montrer que vous vous intéresser à leurs perceptions est un gage de marque employeur et de communication interne réussies -à condition, bien sûr, d’appliquer les changements qui s’imposent en cas de problème- et vous permet de garder vos équipes motivées et engagées, car elles se savent écoutées et comprises. Par ailleurs, mettre des sondages en place permet d’accroître le sentiment d’appartenance et de mettre l’épanouissement et le bien-être au travail au centre des préoccupations.

Analyse des canaux existants

Pour parfaire l’amélioration continue, il faut à présent analyser les canaux de communication existants. De quelle façon faites-vous rayonner les valeurs de la société, vos aspirations éthiques et durables ; de quelle façon renforcez-vous la cohésion de groupe et l’intégrité de l’entreprise, etc. Une revue des outils et plateformes de communication utilisés aide à identifier les canaux les plus efficaces et ceux nécessitant des ajustements, pour une communication interne parfaite. Ainsi, il convient de vérifier que vous utilisez à la fois des canaux physiques et digitaux. En effet, la transformation digitale fait désormais partie intégrante des sociétés et, avec l’avénement du télétravail, il est essentiel de pouvoir conserver une communication interne efficace malgré les changements de lieux de travail.

Les canaux de communication physiques peuvent être les réunions d’équipes, les panneaux d’affichage, les boîtes à idées, les newsletters internes, etc., tandis que les canaux digitaux seront les e-mails, l’intranet, les plateformes collaboratives (Slack, Trello, Teams…), les applications mobiles, etc.

À noter que certains canaux physiques, comme la boîte à idées ou la newsletter interne, peuvent être digitalisés pour faciliter leur utilisation par tous.

Stratégies pour dynamiser la communication interne

Utilisation de la technologie

L'intégration d'outils numériques modernes peut considérablement améliorer la communication interne. Voici quelques solutions à considérer :

• Plateformes collaboratives : Vous pouvez utiliser des outils comme Slack, Microsoft Teams, ou Trello pour favoriser la communication en temps réel et la collaboration entre équipes. Elles sont généralement faciles à mettre en place et à moindre coût.
• Intranet interactif : Mettre en place un intranet engageant centralise les communications internes et facilite l'accès aux informations essentielles. Généralement, c’est une solution prisées par les grands groupes qui doivent communiquer de grandes quantités d’informations à leurs équipes ou qui doivent garder trace de changements et positions abordés.
• Applications mobiles : Si vous vous sentez l’âme d’une start up ou que vous souhaitez rendre votre service/entreprise plus digital et technologique, vous pouvez opter pour des applications mobiles afin de rendre l'information accessible aux employés en déplacement ou travaillant à distance, améliorant ainsi la connectivité et l’engagement. L’inconvénient de cette solution est qu’elle demande du temps et de l’investissement, ainsi que des capacités et connaissances techniques et technologiques spécifiques.
• Boîtes à idées numériques : Les boîtes à idées classiques sont souvent délaissées de nos jours, aussi, vous pouvez modifier cette façon de faire en créant des espaces en ligne où les employés peuvent soumettre leurs idées et suggestions. Vous pouvez ainsi passer par des organismes dédiés, tels que Steeple, Jenparle, Beeshake ou encore Leppa.
• Sondages et feedbacks en temps réel : Nous en avons précédemment parlé, mais chercher des solutions auprès des salariés est une solution pérenne qui peut vous permettre de mettre le doigt sur de nombreux problèmes. Pour simplifier ce recueil d’informations, vous pouvez utiliser des outils de sondage digitaux, comme Pastel, Supermood, UserReport ou Ruttl.
• Vidéos et webinaires : À la place de certaines réunions, passez le relai aux vidéos et webinaires ; vos collaborateurs pourront ainsi les revoir quand ils le souhaitent et gagner en autonomie et en efficacité. Vous pouvez organiser des sessions vidéo ou des webinaires pour partager des mises à jour importantes de manière plus engageante, grâce à Loom, Teams, Google Meet ou Zoom.
• Newsletters électroniques : Plutôt que de tenir un journal interne d’entreprise, envoyez des newsletters régulières par email pour tenir les employés informés des nouveautés et des évolutions de l'entreprise. Vous pouvez utiliser Brevo (anciennement Sendinblue) si vous souhaitez créer des mises en forme particulières, ou tout simplement une boucle de mail classique.
• Réseaux sociaux internes : Pour encourager les interactions et le partage d'informations entre les employés dans une ambiance détendue, vous pouvez mettre en place des réseaux sociaux d'entreprise comme Slack, Chatter (réseau social d'entreprise intégré à Salesforce) ou encore la Workplace de Facebook.

Création d'une culture de communication ouverte

Pour que la communication interne fonctionne, il faut qu’elle soit ouverte et honnête.

Encourager le feedback

Nous n’avons cessé de le répéter, mais savoir écouter les feedback est essentiel en entreprise. Il faut que les employés puissent s'exprimer librement, voire anonymement sur des sujets sensibles -au moyen des boîtes à idées anonymes, par exemple-, et la direction doit répondre à leurs préoccupations de manière transparente.

Réunions transparentes

Tenir des réunions régulières pour discuter des objectifs, des progrès et des défis encourage la transparence et la participation active de tous les membres de l'équipe. Ces réunions doivent être structurées de manière à permettre à chacun de s'exprimer et de poser des questions. Il est également important de partager les comptes rendus de ces réunions avec tous les membres de l'équipe pour maintenir un niveau élevé de transparence et d’honnêteté.

Leadership communicatif

Le rôle des managers

‍Les managers sont les communicants de proximité de tout service et peuvent être formés pour devenir des relais efficaces de communication. Leur rôle est de diffuser des informations claires et inspirantes au sein des équipes, et de créer une pensée sociale autour du travail d’équipe. Ils contribuent à partager les valeurs de l’entreprise et à développer le sentiment d’appartenance et d’esprit d’équipe chez chaque collaborateur. Leur management doit être accessible et bienveillant pour favoriser une communication non-violente et permanente.

Sessions de formation

‍Pour améliorer les compétences en communication des leaders d'équipes, vous pouvez organiser des ateliers spécifiques et des formations afin de renforcer leur capacité à engager et motiver leurs collaborateurs. Ces formations peuvent être internes ou externes, à l’occasion de team buildings ou d’événements plus stricts, mais doivent dans tous les cas répondre à une valeur d’engagement et les aider à fédérer les salariés et bâtir un socle de rituels pérennes.

Outils et techniques pour mesurer l'impact de la communication interne

Indicateurs clés de performance (KPI)

Les indicateurs clés de performance (KPI) sont des métriques servant à évaluer l'efficacité des initiatives de communication interne. Voici quelques exemples de KPI couramment utilisés et leur application pratique :

• Taux de participation aux enquêtes internes : Ce KPI mesure le pourcentage d'employés qui participent aux sondages internes. Un taux de participation élevé indique que les employés se sentent concernés par les questions posées et sont engagés dans les processus de communication.
• Taux d'ouverture des newsletters internes : Ce KPI suit le nombre d'employés qui ouvrent et lisent les newsletters envoyées par l'entreprise. Un taux d'ouverture élevé suggère que le contenu est pertinent et intéressant pour les employés.
• Temps de réponse aux communications internes : Ce KPI mesure le délai moyen de réponse des employés aux messages internes. Un temps de réponse court peut indiquer une communication fluide et efficace.
• Taux de participation aux réunions et webinaires : Ce KPI évalue la participation des employés aux réunions et webinaires organisés par l'entreprise. Une forte participation peut refléter l'intérêt et l'engagement des employés envers les sujets discutés.

Enquêtes de satisfaction des employés

Les enquêtes de satisfaction des employés sont un outil précieux pour mesurer l'engagement et la satisfaction des employés par rapport aux efforts de communication interne. Voici comment les mettre en place et les exploiter efficacement :

1- Conception de l'enquête

Créez une enquête qui couvre différents aspects de la communication interne, tels que la clarté des messages, la fréquence des communications, les canaux utilisés, et l'accessibilité de l'information. Utilisez des questions à choix multiples, des échelles de Likert, et des zones de texte libre pour recueillir des réponses qualitatives et quantitatives.

2- Exemples de questions :

• "Sur une échelle de 1 à 5, comment évalueriez-vous la clarté des communications internes ?"
• "Quels canaux de communication trouvez-vous les plus efficaces ?"
• "Avez-vous des suggestions pour améliorer la communication interne ?"

3- Analyse des résultats

Compilez et analysez les réponses pour identifier les tendances et les points d'amélioration. Par exemple, si une majorité d'employés trouve les emails trop fréquents, mais les newsletters intéressantes, vous pourriez ajuster la fréquence des envois.

4- Actions correctives : Utilisez les résultats pour mettre en place des actions correctives. Par exemple, si les employés demandent plus de transparence, vous pouvez organiser des réunions d'information régulières pour partager les mises à jour importantes.

Analyse de l'engagement

Suivre l'engagement des employés sur les plateformes internes comme externes (LinkedIn, Instagram, Facebook, etc.) offre des insights précieux pour évaluer l'efficacité des communications. Voici quelques méthodes et exemples de mise en œuvre :

• Analyse des interactions sur les plateformes collaboratives et externes : Sur des plateformes comme Slack, Teams, Trello ou LinkedIn suivez le nombre de messages, de réactions (likes et emojis), et de discussions actives. Par exemple, si un canal collaboratif dédié à des discussions informelles est très actif, cela peut indiquer une bonne cohésion d'équipe.
• Suivi des accès à l'intranet : Mesurez le nombre de visites et la durée de session sur l'intranet de l'entreprise. Un taux de visite élevé et des sessions prolongées peuvent indiquer que les employés trouvent l'intranet utile et engageant.
• Participation aux sondages et boîtes à idées numériques : Analysez le nombre de réponses aux sondages et le nombre de suggestions soumises via les boîtes à idées numériques. Une forte participation peut refléter un environnement de travail où les employés se sentent écoutés et valorisés.
• Engagement sur les réseaux sociaux internes : Sur des réseaux comme Workplace de Facebook, suivez les publications, les commentaires, et les partages. Par exemple, un grand nombre de partages d'un message important indique que les employés trouvent l'information pertinente et digne d'être diffusée largement.

En combinant ces différentes méthodes d'analyse, vous pouvez obtenir une vue d'ensemble de l'engagement des employés et adapter vos stratégies de communication pour les rendre encore plus efficaces.

Défis et solutions pour une communication interne dynamique

Surmonter les résistances au changement

Les changements effraient. On considère souvent la courbe du changement comme une courbe du deuil, la mort d’une situation rassurante. On passe par le déni (on suit toujours les anciens process…), la colère (on trouve que cette nouvelle façon de faire, c’est vraiment du n’importe quoi), la négociation (on ne peut vraiment plus faire comme ça ?!), la tristesse (on regrette ce qu’on avait et comment on le faisait), puis vient l’acceptation (ce nouveau processus n’est finalement pas si mal) et la situation redevient stable.

Personne ne réagit de la même façon et les managers sont là pour accompagner chaque collaborateur dans l’épreuve du changement, pour les aider à prendre les nouveaux outils en main et maîtriser les process. Amener les collaborateurs du déni à l’acceptation est un chemin qui peut prendre du temps, mais c’est un chemin nécessaire pour aborder une communication interne sereine et dynamique.

Pour mieux gérer les réticences, il est crucial de comprendre pourquoi certains employés peuvent être réticents aux nouvelles méthodes de communication. Les résistances peuvent provenir de l'incertitude, du manque de familiarité avec les nouvelles technologies, ou de l'inquiétude concernant la charge de travail supplémentaire. Expliquez clairement les avantages des nouvelles méthodes de communication et comment elles amélioreront le travail quotidien des employés. Une communication transparente aide à réduire les peurs et les malentendus. Offrez des sessions de formation pour aider les employés à se familiariser avec les nouvelles technologies et plateformes. Assurez-vous qu'ils ont accès à un support technique et à des ressources pour résoudre rapidement tout problème. Impliquez les employés dans le processus de mise en œuvre en sollicitant leur feedback et en leur permettant de tester les nouvelles méthodes avant leur déploiement complet. Cela les aide à se sentir valorisés et partie prenante de la transition. Reconnaissez et récompensez les employés qui adoptent rapidement et efficacement les nouvelles méthodes de communication ; en devenant ambassadeurs du changement, ils peuvent inciter les autres à faire de même. Par ailleurs, introduisez les nouvelles méthodes de manière progressive plutôt que d'imposer un changement brusque. Cela permet aux employés de s'adapter progressivement et de se sentir moins submergés, et maintenez un canal ouvert pour le feedback continu afin de comprendre les défis rencontrés par les employés et ajuster les méthodes en conséquence, ce qui montre que vous êtes attentif à leurs besoins et préoccupations.

Gestion des différences culturelles

Adapter la communication pour une main-d'œuvre diversifiée est essentiel pour garantir une compréhension et une inclusion optimales, et donc une meilleure marque employeur. Cela implique de reconnaître les différentes cultures, langues et styles de communication au sein de l'entreprise. Une approche inclusive peut inclure des formations interculturelles pour sensibiliser les employés aux différentes perspectives et pratiques. Il est également crucial de traduire les communications importantes dans les langues parlées par les employés et de s'assurer que les messages sont adaptés culturellement pour éviter les malentendus. En mettant en place des stratégies de communication qui respectent et valorisent la diversité, les entreprises peuvent créer un environnement de travail plus harmonieux, inclusif et productif.

Télétravail et communication

Maintenir une communication efficace dans un contexte de travail à distance représente un défi, mais il est possible de le relever avec les bonnes pratiques. L'adoption d'outils de communication et de collaboration comme Slack, Microsoft Teams ou Zoom peut faciliter les échanges en temps réel et maintenir une cohésion d'équipe. Planifier des réunions régulières en visioconférence permet de garder le contact, de discuter des projets en cours et de renforcer le sentiment d'appartenance. Des réunions hebdomadaires ou bihebdomadaires peuvent aider à maintenir une dynamique de groupe.

Communiquer de manière claire et transparente est la clef du succès du télétravail. Les employés doivent être informés des décisions importantes, des objectifs de l'entreprise et des changements éventuels. L'utilisation de newsletters internes et de mises à jour régulières peut être bénéfique, de même que la mise en place de canaux de feedback pour que les employés puissent partager leurs préoccupations, idées et suggestions. L'écoute active et la prise en compte de leurs retours favorisent un environnement de travail plus harmonieux.

Le télétravail peut réduire les interactions sociales informelles, il est donc important d'organiser des moments de convivialité virtuelle, comme des pauses café en ligne ou des activités de team building virtuelles, pour renforcer les liens entre les membres de l'équipe. Fournir des formations sur l'utilisation des outils numériques et des bonnes pratiques de communication en télétravail peut aider les employés à s'adapter et à être plus efficaces. Offrir un soutien technique et émotionnel est également important pour leur bien-être.

En mettant en œuvre ces stratégies, les entreprises peuvent améliorer leur communication interne, même dans un environnement de télétravail, et maintenir l'engagement et la motivation de leurs équipes.

Conclusion

En conclusion, dynamiser la communication interne est un levier puissant pour améliorer l'engagement et la productivité des employés. En adoptant des outils technologiques modernes, en créant une culture de communication ouverte et en formant les leaders à des pratiques de communication efficaces, les entreprises peuvent surmonter les défis liés aux résistances au changement et aux transformations digitales. De plus, comme dans toute stratégie de communication, la mise en place de méthodes de mesure comme les KPI et les enquêtes de satisfaction permet de suivre l'impact des initiatives et d'ajuster les stratégies en conséquence. En fin de compte, une communication interne réussie crée un environnement de travail harmonieux où chaque employé se sent valorisé, écouté et motivé à contribuer au succès de l'entreprise.

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Sources :

https://psico-smart.com/fr/blogs/blog-limpact-de-la-communication-interne-sur-lengagement-des-employes-20306

https://www.sociabble.com/fr/blog/engagement-collaborateur/gallup-state-global-workplace-report/

https://jamespot.com/blog/objectifs-communication/productivite-communication-interne/

https://blog.talkspirit.com/fluidifier-sa-communication-interne-grace-a-un-intranet/

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