Tout ce qu’il faut savoir sur le rapport annuel d'activité

Gérer une entreprise ne rime pas avec approximation, ni impulsivité. Tout gestionnaire digne de ce nom, doit s’affranchir des rêveries et des spéculations lors de sa prise de décision. Pour l’aider dans cette entreprise, un manager averti aura pour vertu d’encadrer la réalité par un résumé chiffré, afin de dompter la complexité de l’action organisée. Le sobriquet de ce résumé ? Rapport annuel d’activité.

À la fin de cet article, vous serez en mesure de communiquer efficacement aux actionnaires et autres parties prenantes toutes les informations pertinentes quant au déroulé de l’année écoulée, les faits marquants, les chiffres clés de l’entreprise et la stratégie à venir.

Au programme :

• Définition du rapport annuel d’activité
• À qui s’adresse un rapport annuel d’activité ?
• Que mettre dans un rapport annuel d’activité ?
• Explication des étapes de hiérarchisation informationnelle
• Présentation des autres types de rapports d’activité (périodique, interne, analytique, etc.)

On s’y met ?

Qu'est-ce qu'un rapport annuel d’activité ?

Les rapports d'activité annuels jouent un rôle crucial dans le fonctionnement de toute organisation, qu'elle soit commerciale, gouvernementale ou à but non lucratif. Ils représentent un outil de communication stratégique qui offre une vue d'ensemble détaillée des réalisations de l'année écoulée.

Ces rapports mettent en évidence non seulement les succès, mais aussi les défis rencontrés. Ils permettent à une organisation de faire preuve de transparence et d'honnêteté envers ses parties prenantes. Les difficultés rencontrées et les obstacles surmontés sont exposés, offrant ainsi une perspective réaliste et équilibrée de l'année écoulée.

De plus, les rapports d'activité annuels mettent en lumière les opportunités pour l'année à venir. Ils peuvent aider à orienter les plans futurs, à identifier les domaines nécessitants amélioration et à fixer de nouveaux objectifs. Ils aident également à définir la vision de l'organisation pour l'avenir, en montrant comment elle envisage de progresser et de se développer.

Au-delà de leur valeur informative, ces rapports sont aussi une occasion précieuse d'engager un dialogue avec les parties prenantes. Ils permettent une discussion sur les progrès réalisés, les objectifs à atteindre et les aspirations de l'organisation. En fin de compte, ils servent à renforcer les relations, à encourager l'engagement et à inspirer de la confiance envers l'organisation.

Tout se résume en une citation : “You simply can’t manage anything you can’t measure”, Richard Quinn, Vice president of Quality chez Sears.

À qui s’adresse le rapport annuel d’activité ?

Un rapport annuel d’activité est une vitrine pour l’entreprise et s’adresse à toute personne extérieure : actionnaires, fournisseurs, pouvoirs publics, syndicats... En effet, ces rapports sont, la plupart du temps, disponibles sur internet en format PDF ou en format Word. Parfois, la société peut également le proposer en version web, dans un format plus interactif et propice au storytelling et à la datavisualisation. Le soin apporté à l’expérience utilisateur et à l’UI permet alors de guider le lecteur vers les points les plus importants et de souligner d’autant plus certains chiffres marquants.

Le but est de montrer au marché et aux acteurs extérieurs comment l’entreprise a abordé ses enjeux et défis et comment elle relèvera ceux de demain. Il s’agit donc d’un document extrêmement important pour les actionnaires qui veulent en savoir davantage sur la santé de l’entreprise qu’ils alimentent, ainsi que pour les investisseurs qui envisagent de rentrer au capital.

Occasionnellement, on retrouve aussi des dossiers beaucoup plus courts, entre 1 et 5 pages PDF, qui mettent en avant les « key facts » annuels. Ces documents sont plus imagés, du fait de la concision, et comportent généralement des tableaux et des diagrammes présentant des chiffres et informations clés extraits du rapport complet. Ces « key facts reports » axent leur argumentaire sur un thème précis, comme les considérations environnementales ou sociales au sein de la structure.

La structure du rapport annuel d’activité

Un rapport annuel d’activité peut être assez long et se doit de comporter plusieurs éléments fondamentaux.

Ces aspects inhérents sont à la fois de l’ordre du contenu et de la présentation de celui-ci.

Généralement, les rapports sont organisés comme suit :

• Messages introductifs : les directeurs ou fondateurs adressent un mot récapitulatif à leurs équipes et réalisent une rapide conclusion de l’année écoulée.
• Valeurs : les valeurs essentielles de l’entreprise sont rappelées afin de diriger l’argumentaire en fonction de ces points indispensables.
• Stratégie : le rapport doit évoquer la stratégie qui fut suivie durant l’année, ce qui en a résulté et quelle sera la stratégie pour l’année à venir.
• RSE : c’est le moment de faire un lien avec les valeurs de l’entreprise et de les appliquer à des considérations sociales ou environnementales. L’entreprise fait un point sur la parité, la lutte contre le harcèlement et inégalités recensées, les actions mises en place pour une meilleure responsabilité écologique, etc.
• Gouvernance : c’est le moment de parler des décisions clés qui furent prises et celles qui le seront ensuite. Il s’agit d’un pan plus opérationnel que concernant le point stratégique.

Cette déclinaison de sujets permet un raisonnement logique et une approche compréhensible par tous des sujets pointus auxquels doit faire face l’entreprise. De cette façon, le déroulé des thèmes majeurs est relativement exhaustif et peut facilement s’adapter à tout secteur d’activité.

Le design de l’information du rapport annuel d’activité

Une fois que le squelette est défini, il importe de hiérarchiser les informations et d’en dégager un puzzle évident. Le but n’est pas de perdre son lecteur, mais de lui partager les informations essentielles dont il peut avoir besoin.

C’est là que le graphisme entre en jeu.

Le propre du graphiste/designer est de savoir structurer une page et de hiérarchiser au mieux les informations pour que les éléments marquants ressortent plus aisément. Le graphiste doit designer l’information et en extraire les points essentiels tout en soignant la slide et l’harmonie globale du diaporama, du fichier Word ou du PDF.

Un rapport annuel d’activité peut s’avérer long et ennuyant, parfois fastidieux à lire pour le public qui l’étudie. L’art graphique se met alors en place et fait en sorte que la présentation finale soit à la fois esthétique et informative. Toutes les informations doivent transparaitre tout en donnant, finalement, une présentation PowerPoint percutante et captivante. Pour cela, il est possible de recourir à la datavisualisation, c’est-à-dire à user de formes attractives et chiffrées pour présenter l’information, comme des tableaux, des diagrammes ou encore des graphiques. Ils permettent d’alléger une slide sans pour autant nuire à la compréhension globale.

De nombreux modèles ou templates sont disponibles sur internet, mais si vous n’avez ni le temps ni les capacités à allouer à cette activité, des agences de présentation PowerPoint pourront vous accompagner dans la création du diaporama parfait. Si vous ne savez pas quelle agence choisir, pas de panique, nous avons créé un comparatif rien que pour vous.

Quels sont les autres types de rapports d’activité ?

Les entreprises peuvent choisir de présenter ces éléments tous les ans, ou par trimestre pour alléger la charge de travail et d’informations. On parle donc soit de rapport annuel d’activité, soit de rapport d’activité trimestriel.

Ces deux rapports ont la particularité de présenter tous les aspects de décision d’une entreprise, de la manière la plus exhaustive possible. Cependant, d’autres rapports permettent d’effectuer un focus sur un domaine en particulier.

Les rapports périodiques

Les rapports périodiques sont majoritairement à destination des clients. Ils sont souvent présentés comme des livrables de projet et aident à la prise de décision. Tous les sujets sont possibles : rapports de ventes, rapports sur les réseaux sociaux, etc., et ils concernent une période précise.

Les rapports de données analytiques

Les rapports de données analytiques servent à partager des données et des informations chiffrées pour décider des futures actions commerciales. C’est le moment parfait pour sortir vos plus beaux diagrammes et tableaux prévisionnels !

Les rapports internes

Les rapports internes servent à transmettre des informations entre les membres de l'équipe et les départements de l’entreprise. Par exemple, une équipe commerciale/marketing peut envoyer à l’équipe comptabilité un rapport sur le budget marketing afin d’obtenir une approbation quant à un projet spécifique.

Comme son nom l’indique, le rapport interne est à destination exclusive des membres d’une entreprise et n’a aucune vocation à être délivré à des actionnaires ou investisseurs, comme ce peut être le cas pour les rapports d’activité annuels.

Les rapports de tendance, aussi appelés trend reports

Enfin, les rapports de tendances présentent l’évolution de certaines affaires sur une temporalité donnée. Ils servent à évaluer si les investissements étaient judicieux, si une décision stratégique a porté ses fruits ou si l’entreprise doit revoir ses prises de position, dans le cas où les tendances observées ne seraient pas favorables.

Les rapports de tendance doivent advenir plusieurs fois dans l’année pour éviter les mauvaises surprises lors du rapport annuel.

On passe au bilan (annuel) ?

Vous voilà désormais incollables sur les rapports d’activité de toute nature !

Comme vous avez pu le remarquer, il est possible de réaliser de jolies présentations tout en les rendant percutantes au moyen de certaines iconographies ou techniques de datavisualisation. L’important est de savoir manier la hiérarchie de l’information pour ne pas perdre son lecteur et capter l’attention de son auditoire. Les agencements sont multiples et peuvent répondre à de nombreux axes stratégiques choisis par les structures décisionnelles, toujours est-il que ce puzzle d’informations n’est pas à prendre à la légère. En tant que document à visée publique, il doit être soigné et recourir à la charte graphique de l’entreprise.

Ainsi, la rédaction et la présentation d'un rapport annuel d’activité sont des tâches essentielles dans une entreprise. Cet outil permet non seulement de faire le bilan des actions menées durant l'année, mais aussi d'établir des perspectives pour l'avenir. Il est crucial de consacrer du temps et des ressources à la préparation de ce document important, notamment s’agissant de la bonne hiérarchisation de l'information, du design percutant et de la datavisualisation claire.

Vous êtes parés, alors bonne année fiscale !

À bientôt chez les rois de la prez 👑