Les bonnes pratiques pour rendre vos présentations PowerPoint accessibles

L'accessibilité est un enjeu majeur, puisque 12 millions de Français sont en situation de handicap. Il est donc important d'adopter des pratiques inclusives afin de garantir l'égalité d'accès à l'information et aux opportunités. L'accessibilité est d’ailleurs une obligation légale et éthique.

Dans le cas des présentations PowerPoint, cette question devient indispensable, car une présentation mal conçue peut exclure des personnes atteintes de divers handicaps, comme la déficience visuelle, auditive ou cognitive. Adopter des pratiques inclusives dans la création d’une présentation est essentiel pour permettre à tous, indépendamment de leur situation, de comprendre et d'interagir avec le contenu de manière équitable.

Cet article a pour objectif de vous aider à adopter les bonnes pratiques à mettre en œuvre afin de rendre vos présentations PowerPoint accessibles à tous, par une communication claire et inclusive.

Accessibilité numérique : de quoi parle-t-on ?

La Web Accessibility Initiative (WAI), une organisation cherchant à rendre internet accessible aux personnes en situation de handicap, définit l’accessibilité numérique de la manière suivante :

« L’accessibilité du Web signifie que les personnes handicapées peuvent utiliser le Web. Plus précisément, l’accessibilité signifie que le Web est conçu pour que ces personnes puissent percevoir, comprendre, naviguer et interagir de manière efficace avec le Web, mais aussi créer du contenu et apporter leur contribution au Web. »

Lorsque vous préparez une présentation Powerpoint, gardez à l’esprit qu’il peut y avoir dans votre auditoire des personnes souffrant de limitations auditives, de limitations visuelles ou encore de limitations cognitives (p. ex. des problèmes de mémorisation ou de concentration). Cela profitera également aux personnes âgées ainsi qu’aux personnes qui ne maîtrisent pas bien la langue de la présentation.

L’accessibilité consiste alors autant à réaliser une présentation aussi claire et lisible que possible, qu’à s’assurer de la compatibilité du document Powerpoint avec les lecteurs d'écran. Ces logiciels d’assistance technique destinés aux personnes « empêchées de lire » retranscrivent par synthèse vocale ou sur un afficheur braille ce qui est affiché sur l'écran d'un ordinateur tant en termes de contenu que de structure.
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Les grandes règles de l’accessibilité

Règle n°1 : la hiérarchisation de l’information  

La hiérarchisation du contenu joue un rôle primordial dans votre présentation,puisqu’elle permet à votre auditoire de saisir rapidement les idées principales et d’en suivre le fil conducteur. Cela facilite tout particulièrement la compréhension des personnes ayant des troubles cognitifs ou des difficultés de lecture.

La manière la plus simple afin de respecter le principe de hiérarchisation est d’utiliser les styles de texte prédéfinis dans PowerPoint, tels que les titres, sous-titres et corps de texte. Chose très importante, ces styles permettent également aux logiciels de lecture d’écran de mieux interpréter et lire le contenu.

Un autre bon moyen de hiérarchiser les informations dans votre présentation est de recourir aux listes à puces ou aux listes numérotées à partir de l’onglet « Puces ».

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N’oubliez pas de déterminer un ordre de lecture

Pour chaque page, n’oubliez pas de spécifier un ordre de lecture. Cela va déterminer comment les diapositives doivent être lues par un lecteur d’écran. L'ordre doit refléter la logique du document.

Pour déterminer un ordre de lecture, il faut : 

1. Cliquez sur « Vérifier » puis sur « Vérifier l'accessibilité ». 
2. Dans la section Avertissements, sélectionnez la catégorie « Vérifier l’ordre de lecture » pour afficher la liste. Si l'ordre de lecture des éléments d'une diapositive ne respecte pas l'une des configurations habituelles d'ordre spatial, le vérificateur d’accessibilité indiquera cette diapositive dans la liste.
3. Passez le curseur sur le numéro d'une diapositive dans la liste, puis cliquez sur la flèche déroulante située à côté. Sélectionnez ensuite l'option « Vérifier l’ordre des objets ».

Attention aux couleurs !

Le manque de contraste entre les couleurs du texte et l’arrière-plan d’une présentation PowerPoint peut rendre votre présentation illisible.

Même si vous ne le remarquez pas, une personne avec des problèmes de vision pourrait ne rien voir. Vous pouvez facilement vérifier si le niveau de contraste entre les couleurs du texte et l’arrière-plan est suffisant grâce à l’outil Contrast checker. 

Par exemple, afin de respecter la norme d’accessibilité WCAG 2.0 Level AA, il faut un rapport de contraste d'au moins 4,5:1 pour le texte normal et 3:1 pour le texte de grande taille^].

Veillez à ce que la couleur ne soit pas le seul moyen de transmettre l’information, car certaines personnes peuvent avoir des difficultés à percevoir les couleurs. Il est ainsi essentiel d'utiliser des alternatives visuelles, telles que des formes ou des symboles, voire des textures.

Rendez votre texte lisible

Quelle police choisir ?

Pour la police de caractères, il faut absolument éviter les polices décoratives ou trop stylisées. Nous vous conseillons de choisir une police « sans serif », c’est-à-dire sans empattement, comme Arial, Calibri ou Helvetica, qui sont couramment utilisées. Celles-ci sont plus simples, et donc plus compréhensibles.

À quelle taille faut-il régler la police ?

Pour le corps de texte, nous vous recommandons de fixer la taille de la police à 12 points minimum. À noter que, dans le cas probable où votre présentation est projetée, le texte doit être augmenté proportionnellement à la distance à laquelle se tient le public de l’écran de projection.

Rendre les éléments multimédia accessibles

N’oubliez pas de décrire les images et les graphiques

Pour chaque image, graphique ou tableau, ajoutez une description textuelle détaillant ce qu’elle représente dans le « texte de remplacement » afin que les utilisateurs de lecteurs d'écran puissent accéder au contenu visuel de la présentation. 

Pour ajouter un « texte de remplacement » : 

1. Cliquez avec le bouton droit sur l’objet, puis sélectionnez « Modifier le texte de remplacement ».

2. Dans le volet « Texte de remplacement », entrez une ou deux phrases dans la zone de texte pour décrire l’objet et son contexte à une personne qui ne peut pas le voir.  Si vous utilisez des infographies, des diagrammes ou d’autres éléments visuels complexes, nous vous recommandons vivement de fournir une explication détaillée pour que chaque spectateur puisse comprendre l'information.

Côté vidéos, comment ça se passe ?

Pour rendre vos vidéos accessibles, il est nécessaire d'intégrer des sous-titres. Cela permet aux personnes sourdes ou malentendantes de suivre le contenu de la vidéo de manière autonome. Pour cela, le plus simple est de sous-titrer la vidéo avant de l’intégrer à votre présentation avec un logiciel gratuit comme Capcut. 

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Les astuces indispensables pour s’assurer de l’accessibilité de son Powerpoint

Les modèles Powerpoint inclusifs

Pour être sûr de respecter ces règles, et gagner du temps au passage, optez pour des modèles PowerPoint qui respectent les principes de lisibilité : des couleurs contrastées, des polices de caractères simples et suffisamment grandes, ainsi qu’une hiérarchie d’information claire.

Pour trouver un modèle respectant les règles de l’accessibilité :

1. Cliquez sur Fichier > Nouveau

2. Dans le champ de texte, cherchez « modèles accessibles »

3. Dans les résultats de la recherche, sélectionnez un modèle approprié.

4. Dans l’aperçu du modèle, cliquez sur Créer.

L’indispensable outil « Vérification de l’accessibilité »

Tester l'accessibilité d'une présentation est essentiel pour garantir qu'elle est compréhensible et utilisable par tous, y compris par les personnes en situation de handicap. PowerPoint offre un outil intégré appelé le « Vérificateur d'accessibilité ». 

Ce vérificateur détecte les erreurs courantes, telles que des contrastes insuffisants, des éléments graphiques non décrits ou des titres mal structurés.

Il est accessible dans le menu Fichier > Informations >  Vérifier l’absence de problèmes > Vérifier l’accessibilité.

L'outil fournit un rapport détaillant les problèmes à corriger, facilitant ainsi l'amélioration de la présentation. Dans les résultats de l’inspection, sélectionnez un problème puis cliquer sur « informations complémentaires » pour obtenir les étapes à suivre afin de résoudre le problème. Il vous suffit alors d’apporter les modifications nécessaires à votre document. 

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Attention à l’exportation au format PDF !

Si vous décidez d’exporter votre présentation Powerpoint au format PDF, nous vous recommandons de cocher l'option « le meilleur pour la distribution et l’accessibilité électronique ». Cela garantit que le contenu est correctement balisé, facilitant ainsi son utilisation par les lecteurs d'écran et autres technologies d'assistance.

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Demandez un feed-back

Il est également important de tester la présentation auprès de personnes en situation de handicap. Cela permet d'obtenir des retours concrets sur l'expérience utilisateur et d'identifier des aspects qui échappent souvent aux outils de vérification automatique, comme la clarté des descriptions ou la navigation dans les diapositives.

Rendre sa présentation accessible n’est pas si difficile, une fois que vous aurez assimilé les grandes règles de l’accessibilité et que vous maîtriserez les outils numériques de vérification de l'accessibilité. Cela vous permettra de remplir cette obligation légale, mais surtout éthique, de garantir une véritable inclusion pour tous.

N’oubliez donc pas de bien structurer votre prochaine présentation Powerpoint, de faire attention aux contrastes et à la taille du texte, et à rendre les images et les vidéos accessibles !

Vous avez besoin d’aide pour vos présentations PowerPoint ? Notre team d’experts est à votre écoute et prête à vous accompagner dans tous vos projets, même les plus ambitieux. N’hésitez pas à nous contacter.

^[5] Par texte de grande taille, nous entendons un texte de taille 18 au moins, ou de taille 14 s’il est en gras.

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