Présentation événementielle : focus sur le travail en régie

Réussir la présentation d’un événement important

Un événement est un élément essentiel de la stratégie de communication d'une entreprise. Il peut servir à remercier les collaborateurs et les clients, informer d'un changement, célébrer une réussite, ou encore communiquer la vision stratégique pour les années à venir. Dans tous les cas, l'événement vise à transmettre un message et à promouvoir un aspect bien spécifique de l'entreprise.

Outre l'objectif informatif initial d'une présentation événementielle, organiser un événement en grandes pompes a aussi pour but d’attirer l’attention de partenaires, de journalistes, voire du grand public. C’est le cas d’Apple qui organise chaque année un événement retentissant pour présenter ses prochaines sorties.

Les objectifs sont donc multiples et, face à de tels défis, les communicants peuvent rapidement se retrouver débordés. Heureusement, il est possible de faire appel à des professionnels de l’événementiel qui sauront vous accompagner. Voyons cela plus en détails dans la suite de cet article.

Sur quels types d’événements interviennent les agences événementielles ?

Conventions, séminaires, salons, team-buildings, lancements de produit, inaugurations, conférences de presse… Autant d'événements idéaux pour renforcer les liens entre vos équipes, mettre en valeur vos produits et votre marque, mais dont l’organisation peut nécessiter de faire appel à une agence événementielle.

L'objectif principal n’est pas seulement d'organiser un événement, mais de créer une expérience inoubliable qui saura surprendre et ravir les invités. À ce titre, une agence consciente de ces enjeux saura mettre en œuvre ses compétences créatives et son expérience approfondie de l'industrie de l'événementiel pour permettre de faire la différence et de marquer les esprits. Chaque événement est une opportunité unique de toucher et d'inspirer vos convives, et c'est avec cette philosophie que chaque projet doit être abordé.

Quelles sont les missions d’une agence événementielle ?

Prendre en charge l’organisation du projet dans sa totalité

L'agence événementielle prend en charge la gestion complète de votre événement, de la planification à la réalisation finale, garantissant ainsi le bon déroulement du projet et l'atteinte des objectifs fixés. Ses responsabilités englobent divers aspects tels que la logistique, la décoration, les invitations, la restauration et bien d'autres. Pour cela, elle collabore avec des prestataires externes tels que des animateurs, des décorateurs, des services de traiteur, etc.

Votre rôle en tant que client se limite à superviser le projet et à veiller au respect des objectifs, des délais, des actions et du budget définis dans le cahier des charges. L'équipe de l'agence, en coordination avec les prestataires, reste mobilisée jusqu'à la fin de l'événement, assurant ainsi un déroulement sans accroc jusqu'à la remise en état de la salle de réception.

Conseiller et orienter son client vers d’autres partenaires

Lorsqu'une entreprise fait appel à une agence événementielle pour la réalisation d'un événement d'envergure tel qu'un salon ou un séminaire, c'est souvent parce qu'elle reconnaît le besoin de compétences spécialisées dans la gestion d'un tel projet.

L'objectif de l'agence n'est pas seulement de mener à bien le projet, mais surtout de garantir la satisfaction totale du client. En ce sens, elle peut même suggérer l'engagement de prestataires spécialisés dans un domaine particulier si la réussite de l’événement en dépend.

C’est là que nous intervenons, car il n’est pas rare que des agences événementielles nous contactent pour notre expertise dans la création de supports de communication pour des événements de grande envergure.

Ne laissez rien au hasard en passant par une agence PowerPoint

Vous l’avez compris, organiser un événement demande un investissement considérable en termes de temps et de ressources. Le pire qui pourrait vous arriver serait de gâcher tous vos efforts le jour-J avec une présentation PowerPoint peu convaincante projetée face à votre auditoire.

Le support PowerPoint revêt ainsi une importance cruciale aux yeux des participants. Ils s'attendent à y trouver, de manière claire et concise, les points essentiels de votre discours. Il est donc essentiel de bien préparer votre présentation en amont de l'événement afin d'harmoniser le fond et la forme, de captiver votre public le jour-J et d’éviter les imprévus.

Soignez vos effets d’annonce et votre arrivée sur scène

Tirez le maximum de vos prestataires en unissant leurs connaissances respectives ; l’agence événementielle en charge de la scénographie et l’agence PowerPoint en charge du support vous permettront de mettre en scène les moments clés de votre intervention. L’attention du public n’étant pas linéaire tout au long de l’événement, vous devrez redoubler de techniques et d’artifices pour les maintenir avec vous.

C’est pourquoi les professionnels de la présentation conseillent de travailler en priorité les effets d’annonce et les arrivées sur scène via des diapositives plus “catchy”, voire d’exploiter des animations pour capter l’attention de votre auditoire.

Prévoyez une équipe d’experts de la présentation PPT en régie

La régie, ça vous dit quelque chose ?

Vous connaissez certainement la régie technique de spectacles, concerts ou autres événements live qui consiste à gérer l’organisation du son, des lumières et des éléments constitutifs de ceux-ci.

En tant qu’agence Powerpoint, nous nous joignons également aux régies techniques par le biais des régies Powerpoint.

La régie PowerPoint est le processus de gestion et de contrôle de la présentation PowerPoint lors d'un événement en direct. Cela implique généralement l'organisation des diapositives, la gestion des transitions et des animations, ainsi que la coordination avec la régie technique présente sur place le jour de l’évènement pour assurer une présentation fluide et professionnelle.

C’est quoi une régie PowerPoint ?

Une régie PowerPoint, c’est la mise à disposition d’un de nos designers les plus expérimentés sur place le jour-J de la diffusion de votre événement. Pour cela, nous vous conseillons de prévoir cette organisation en avance afin de vous assurer de nos disponibilités pour votre événement. Il est important, au préalable, de définir le nombre de personnes, le matériel, et les configurations nécessaires, soit autant d’éléments utiles pour la bonne réalisation de la mission lors de la Direction Artistique (DA), de la Déclinaison (DE) ou des animations avant l’événement. Notre présence sur place, finalement, est la touche finale de tout le travail effectué par l’agence PowerPoint en amont. Nous nous coordonnons alors avec les parties prenantes telles que les prestataires techniques, les interlocuteurs clients et les autres intermédiaires (les intervenants et speakers, par exemple) pour vous offrir la meilleure prestation possible.

Notre intervention lors d’une régie PowerPoint a pour but de vous accompagner pour vos événements de tous types et de faire le lien avec les prestataires techniques pour le bon déroulement du support de présentation, le tout sans accroc.

Les designers présents sur site le jour-J pour une régie PowerPoint sont des profils expérimentés qui sont garants du résultat final de votre présentation. Ils s’assurent que tout soit conforme à l’identité de l’événement et ils procèdent aux ajustements nécessaires, en collaboration avec les équipes de la régie technique.

“On est là pour faire en sorte que la présentation rende bien”, explique Maxime, lead-designer chez mprez.

Il est généralement de rigueur de procéder à une répétition ou filage avec toutes les parties prenantes de l’événement pour définir, avant le jour-J, les interventions de chaque métier (son, lumière, speaker, vidéo, slides, etc.). Nos missions en tant qu’agence Powerpoint sont de dérouler les slides, de recalibrer la présentation, de s’assurer qu’aucune animation n’a sauté en chemin et que les couleurs et visuels passent bien sur l’écran. En effet, en fonction de l’éclairage et de la pièce, il est possible de se rendre compte que certaines couleurs ou écritures sont illisibles, que certains textes méritent d’être agrandis ou rétrécis, que les transitions ne sont pas fluides, etc.

“Par exemple, pour Veuve Cliquot, on était dans la Cité de la Mode et du Design, un lieu pas du tout fait pour de la régie, donc tout était à créer la veille et le travail de calibrage était très important”, se remémore Maxime.

Parfois, il faut également ajouter des info-décors, autrement dit, de l’habillage autour de la présentation. “Si une présentation est en 16:9, alors que l’écran est très allongé, il faut ajouter d’autres éléments autour pour mieux l’intégrer”, précise Bessy, lead-designer chez mprez. Les designers font donc en sorte que le reste de l’écran soit esthétique et que le tout s’accorde avec élégance.

Durant la journée, ils revoient tous les détails et peaufinent la prez selon certains changements de dernière minute.

Enfin pour le passage de vos slides, plusieurs choix s’offrent à vous :

• Vous pouvez décider de garder le contôle sur vos slides et votre discours en passant vous-même vos slides avec un “Pavlof” ou “Clicker” directement depuis la scène.
• Vous pouvez donner ce rôle à un de vos collaborateurs qui maitrise le déroulé de votre présentation.
• Vous pouvez laisser la main à une personne de la régie dédiée au passage des slides

Dans ces cas-là, nos designers restent disponibles en soutien, assurant un support technique si besoin, veillant au bon déroulé des différentes parties.

• Vous pouvez laisser notre designer être en charge de cette manipulation ; nous suivrons le script ou conducteur de l’évènement pour ne pas manquer les moments où vous souhaitez passer aux slides suivantes. Ainsi, vous pourrez vous concentrer sur votre discours (la répétition est le parfait moment pour vous synchroniser sur cet aspect, et de le confirmer avec la régie technique).

Récemment, nos équipes ont opéré une régie pour Chanel ; laissez-nous vous emmener au cœur de cet événement pour que vous compreniez de quoi il retourne.

Cas pratique : la régie Chanel

Lors de l’événement Chanel, Bessy et Maxime, lead-designers, ont assuré la régie PowerPoint d’une main de maître pour que tout se déroule au mieux.

Ils n’étaient pas chargés de passer les slides, les présentateurs ayant tenu à le faire eux-mêmes, mais ils ont eu quantité de modifications à effectuer en amont, notamment concernant des soucis de tailles et d’effets, puisque le lieu nécessitait quelques ajustements.

En amont, ils se sont assurés de l’installation numérique et technique. “Tout à un impact sur notre façon de travailler, donc on demande toujours le maximum d’informations”, expose Bessy. Ainsi, ils ont bien tenu compte des spécificités techniques relatives au lieu, du nombre d’écrans, de la taille de ceux-ci, et se sont ajoutés à la régie technique présente sur les lieux. Le maître mot, c’est l’adaptation !

Ils ont fait en sorte que la présentation soit harmonieuse au cœur de cette salle imposante et un grand travail a été opéré concernant le rendu des couleurs, compte tenu des éclairages particuliers de la pièce.

La régie technique lors de cet événement Chanel comptait deux ingénieurs du son, un ingénieur vidéo et un régisseur lumière. Nos designers se sont donc intégrés à leur composition et communiquaient entre eux au moyen d’intercoms pour assurer le bon déroulement de la présentation et des changements d’habillages visuels.

Nos équipes sur le qui-vive

Évidemment, un tel projet se prépare avec soin et attention en amont pour pouvoir fonctionner !

Outre les détails techniques de déclinaisons visuelles, nos designers s’assurent, avant de venir, du matériel que vous aurez à disposition lors de votre événement et se chargent d’apporter leurs ordinateurs, adaptateurs, clés, la dernière version de la présentation etc. pour assurer un plugin sans accroc vers vos outils numériques.

Lors des régies, la concentration est de mise : “Nous nous assurons d’être 100% dédiés au projet pendant ces régies, autrement dit, on coupe tout, que ce soit les notifications, le son des ordinateurs, etc., on se met en mode “présentateur” sur PPT et on ajuste tous nos logiciels.”, développent-ils.

Dernier détail (parfois pas des moindres) : si vous avez un dress-code, nous le respectons et nous fondons dans la foule ! “On m’a déjà demandé de venir en costume trois-pièces à une régie”, se souvient Maxime, “c’était une bonne expérience !”

Fiers de pouvoir valoriser leur travail et de voir en direct le fruit de leurs efforts sur écrans, nos designers sont toujours ravis de vous accompagner dans ces événements !

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Alors, si vous avez un projet de régie, n’hésitez pas à faire appel à nous !

À bientôt chez les rois de la prez 👑