6 raisons pour lesquelles vous avez encore besoin de PowerPoint

Les réunions sont essentielles à la réussite d'une entreprise, mais elles consomment une grande partie de votre ressource la plus précieuse : le temps. Une réunion au sein d'une grande équipe peut occuper une journée entière. Des études montrent même que les réunions désorganisées sont contre-productives et associées à une baisse de l'innovation et in fine de la productivité de l'entreprise. Alors, comment faire en sorte que vos réunions soient réellement efficaces ?

Lorsqu'il est bien utilisé, PowerPoint reste un outil formidable pour structurer votre contenu et emmener votre auditoire là où vous le voulez. Ce n'est pas pour rien que c'est le logiciel de présentation le plus répandu !

Un grand avantage de PPT est qu’il s’agit d’un outil mobile à emporter partout. Sur une clef USB ou un drive, il peut voyager facilement avec vous et être envoyé à votre auditoire par la suite pour une meilleure retranscription des informations. PowerPoint est la solution à de nombreuses problématiques en milieu professionnel.

Voici donc les six raisons pour lesquelles vous avez encore besoin de PowerPoint et pourquoi vous devriez l'utiliser lors de votre prochaine réunion :

1. PowerPoint permet de respecter l'ordre du jour

Un bon PowerPoint est préparé en avance. La structure est réfléchie et on évite ainsi les divergences le jour J. Il devient donc plus simple pour le présentateur d'animer la réunion et de la faire progresser à un bon rythme. Le simple fait d'utiliser une structure prédéfinie et de s'y tenir aidera les participants à ne pas s'écarter du sujet et vous permettra d'accomplir ce que vous souhaitez.

Dans le cas des réunions virtuelles, il est souvent plus difficile de maintenir l'attention de l'auditoire. C'est pourquoi une présentation PowerPoint bien conçue aidera le présentateur à maintenir l'attention de l'auditoire grâce à des animations, par exemple. Pour capter l'attention, vous pouvez donc recourir à des stratagèmes animés et interactifs qui conserveront toute l'attention de votre public et le garderont dans une bonne dynamique pour suivre l'argumentaire et y répondre avec précision. 

2. PowerPoint renforce la confiance du présentateur

La plupart des gens n'aiment pas parler en public, alors tout ce qui peut leur faciliter la tâche est bon à prendre.

Un jeu de diapositives bien conçu peut servir de trame pour le présentateur qui n'aura donc pas à s'inquiéter d'oublier des points importants. Cela lui permettra de se détendre et de se sentir plus sûr de lui. Inconsciemment et au fil de sa prise de parole, il consacrera davantage d'énergie à s'engager avec le public. En retour, il y a de fortes chances que l'auditoire soit attentif et convaincu par son message.

Vous pouvez utiliser le Mode Présentateur qui vous permet de voir les diapos suivantes et d'ajouter quelques prises de notes pour être d'autant plus confiant et rassuré lors de la présentation finale. 

3. PowerPoint permet de communiquer rapidement des idées complexes

PowerPoint permet aux présentateurs de traduire des idées, des faits ou des chiffres complexes en images facilement assimilables. Les représentations visuelles des informations activent l'hémisphère droit du cerveau, ce qui permet aux spectateurs d'interpréter, d'expliquer et de s'intéresser à ce qu'ils voient. Dans le cas d'une présentation PowerPoint, cette fonction de l'hémisphère droit du cerveau est parfaitement adaptée à l'objectif premier du logiciel, à savoir traduire des informations détaillées en images qui permettent au présentateur d'éviter la confusion de l'auditoire et de faire avancer la réunion.

En utilisant correctement le design de l'information et en agençant avec intelligence le déroulé de votre diaporama, ainsi que le contenu interne des slides, vous rendrez votre discours plus intelligible et intéressant. Vous pouvez, pour cela, utiliser la datavisualisation, autrement dit, l'art de mettre en formes et schémas des données complexes. Ce sont les diagrammes, les organigrammes, les schémas et autres tableaux que nous pouvons voir régulièrement dans de bonnes présentations et qui assurent une compréhension totale de l'information. C'est simple, imagé et cela évite les blocs de texte imbuvables. 

4. PowerPoint améliore votre présentation et votre façon de présenter

L'acte de créer une présentation PowerPoint, mettre des idées "sur papier", oblige le présentateur à affiner son message. En suivant ce processus, il se familiarise avec son contenu. Cet exercice d'affinage lui donne une meilleure chance de faire passer son message efficacement sans perdre quiconque en chemin.

Une fois les slides correctement agencées, il est temps pour l'orateur que vous êtes de vous entraîner et de répéter votre présentation, pour un résultat efficace et mémorable. N'hésitez pas à le faire devant un public de proches ou de collègues qui devront être transparents avec vous sur la portée de votre discours. 

5. PowerPoint ennuyeux ? 

On reproche souvent à PowerPoint d'être ennuyeux, mais il s'agit d'un problème d'utilisation et non un défaut inhérent au logiciel. Lorsqu'il est utilisé correctement, c'est-à-dire en tant que support visuel (et non pas en fiches de notes), PowerPoint est le médium idéal pour communiquer en réunion.

Les recherches montrent que le cerveau consomme et comprend les images plus efficacement que les mots seuls. L'utilisation de représentations visuelles de l'information dans une présentation PowerPoint permet ainsi au public d'assimiler plus rapidement les idées du présentateur, limitant ainsi le besoin d'explications supplémentaires.

Par ailleurs, votre support visuel n'est pas la seule partie de votre présentation que vous pouvez améliorer. En effet, vous pouvez captiver votre public par un atout corporate non négligeable : le storytelling. Les gens, jeunes et moins jeunes, aiment les histoires. Si vous leur racontez une histoire digne d'intérêt, ils vous écouteront et, surtout, ils se souviendront de vous et de ce que vous leur avez partagé. Le pouvoir des mots et des métaphores n'est pas à négliger si vous voulez rendre votre présentation percutante et ôter des esprits l'impression "ennuyeuse" que peut dégager Ppt de prime abord. 

6. PowerPoint permet à l'auditoire d'être dans l'instant

En utilisant PowerPoint pour structurer votre réunion, vous facilitez également la prise de notes et les suivis post-réunion. Les diapositives peuvent servir de référence rapide pour les points discutés, les décisions prises et les tâches assignées. Cela aide les participants à se concentrer sur le contenu de la réunion plutôt que de se perdre dans la prise de notes exhaustive.

Outre cet aspect, un diaporama bien ficelé et que vous enverrez par la suite à votre auditoire peut même lui permettre de ne prendre aucune note et d'être donc 100% concentré sur votre argumentaire. Vous pouvez facilement partager le fichier PowerPoint par clef USB, drive ou mail avec les participants après la réunion pour être certain que tout le monde dispose des mêmes informations et des actions à entreprendre. Vous gagnez en temps et en énergie, et votre public aussi. 

Bonus : Avoir recours à des professionnels de la conception de présentations PowerPoint

mprez® travaille depuis plus de 8 ans avec des cadres supérieurs d'entreprises figurant au CAC40 dans le monde entier. La conception et l'amélioration de présentations PowerPoint est notre domaine d'activité de prédilection. Nous prenons en charge la conception de votre présentation, afin que vous puissiez vous concentrer sur le contenu et la préparation de la réunion.

Et si vous voulez faire vos Powerpoint seuls, pas de souci, une agence PowerPoint telle que la nôtre peut également vous accompagner au détour de formations pour que vous acquériez vous-mêmes les techniques dont vous avez besoin. 

Plus d'excuses pour ne pas élever vos présentations PowerPoint à un niveau supérieur !

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En résumé...

Vous avez besoin de PowerPoint pour être captivant.

‍Vous avez besoin de PowerPoint pour garder le fil.

Vous avez besoin de PowerPoint pour illustrer vos propos.

Vous avez besoin de PowerPoint pour être sur tous les fronts.

Vous avez besoin de PowerPoint pour être mémorable.

Vous avez besoin de PowerPoint pour faire d’un diaporama l’outil indispensable de vos prises de parole.

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Malgré tout cela, si vous n'êtes pas convaincu par PowerPoint, il existe d'autres alternatives efficaces sur le marché. On vous invite à les découvrir ici.