Étude de cas Greenflex Ou comment mettre en forme 230 PowerPoint en 30 jours

#1 GreenFlex

GreenFlex consacre son activité à accompagner des entreprises dans leur transition écologique, par l’établissement de partenariats, la prise en charge totale de la gestion des projets de réduction de consommation d’énergies et bien d’autres actions. 20 agences réparties en France et en Europe, les équipes GreenFlex travaillent avec plus de 750 entreprises vers une activité plus responsable. Depuis 2019, nous avons eu la chance de travailler avec eux sur plusieurs projets de refonte graphique, notamment la mise en page d’un livre blanc, et en juin dernier s’ouvrait un nouveau chapitre de cette collaboration, c’est le sujet de cet article !

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#2 Les prémices de la collaboration

Cette année, GreenFlex finalisait sa toute nouvelle charte graphique et se retrouvait donc avec une quantité de documents internes et business à mettre à jour, pour donner vie à cette fraîche identité visuelle. L’enjeu particulier de cette mission était que la totalité des documents devait être finalisée dans un temps assez réduit pour que cette nouvelle identité puisse être opérationnelle au plus vite pour tous les collaborateurs.

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#3 Notre proposition :deux solutions "équipe projet" au choix

Pour rendre ce projet possible, nous avons concocté une proposition déclinée en deux options d'organisation, au choix de GreenFlex. La première : un Directeur Artistique Senior seul, en full time sur la mission GreenFlex. La deuxième : un binôme créatif composé de ce même Senior DA en supervision et organisation, et d’une junior en soutien et déclinaison graphique.

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Le choix s’est porté sur l’option 2, et c’est ainsi que le mois de collaboration a débuté. Dans le cas d'un projet d'envergure comme celui-ci, notre proposition a été réfléchie pour mettre au diapason disponibilité, fluidité et qualité. Il nous paraissait important de miser sur la cohésion du binôme et la bonne connaissance du sujet de membres de l’équipe (contrairement à une intervention d'un freelance dont la charge de travail aurait été difficile à assumer sur un tel projet). Le choix de GreenFlex privilégiant la team projet Senior + Junior était donc idéal et a fait ses preuves tout au long de ce mois : échanges facilités, complémentarité des compétences, diversité des regards sur le projet et disponibilités accrues, le tout orchestré par le Senior DA : la recette parfaite !

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#4 La mission : un mois pour tout refaire

Notre team projet avait donc 1 mois pour retravailler graphiquement 230 documents PowerPoint, une quinzaine de documents Word, environ 2000 pages en tout, tout cela réparti dans les 11 services de l’entreprise GreenFlex (Energie, Marketig, RH…). Deux principaux challenges ont caractérisé cet accompagnement estival.

1. Enjeu gestion de projet

Pour un projet de cette ampleur, il aura été essentiel d’organiser le travail en fonction de l’urgence des documents, procéder BU par BU (business unit) pour être bien efficace, s’assurer de respecter le temps global alloué au projet, tout en assurant le suivi/échange permanent avec notre interlocuteur GreenFlex.

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2. Enjeu créatif

Approfondir l’application de la charte graphique sur PowerPoint, templatiser les dispositions validées, réutiliser les design system les plus pertinents pour assurer une cohérence graphique, et se montrer très vigilants sur la qualité de la transposition des contenus (ne rien perdre en copie-collant, respecter les commentaires présentateur de chaque document).

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Phase 1 : traduction de la charte graphiqueen D.A. PowerPoint friendly

Première étape de notre travail : isoler tous les assets graphiquesmis en place dans la charte GreenFlex...

Code couleurs, dégradés, formes toujours arrondies (rappelant harmonieusement les choix typographiques), forme de "vaguelette" montante pour les insertions images et aplats de couleurs… Nous avons analysé tous les assets créatifs différenciants qui constituaient l’unicité de l’identité visuelle GreenFlex.

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Pour en faire des slides PowerPoint uniques et simples à réutiliser.

À partir de tous ces éléments, nous avons pu concevoir des slides de titres, intercalaires ou phrases highlight utilisant les aplats unis ou dégradés ; la vaguelette montante élément phare de l’identité graphique, utile pour les insertions d’images ou habiller les slides d’une touche de couleur ; jeu de typographie, avec un système de titres doubles qui appuie le sens de chaque slide et apporte de la couleur ; utilisation du logotype comme élément graphique pour des schémas ; ou encore intégration des dégradés de couleurs sur les formes, boutons, traits, flèches… Par cette étape, la charte graphique GreenFlex prenait vie dans PowerPoint.

#5 Clés en main is the key

La mission était en réalité double : réaliser la refonte d’une grande quantité de documents finalisés (CV de collaborateurs, présentations PowerPoint de tous les services de l’entreprise, documents InDesign) ET créer puis respecter un Template central, proposant tous les assets clés en mains pour permettre aux équipes de GreenFlex de travailler avec cette nouvelle identité à l’avenir. Au-delà du Template (un document PowerPoint à part entière avec du texte vierge et des zones d’insertions média), l’idée aura toujours été de garder en tête que les documents puissent être modifiés sans peine par GreenFlex si des données venaient à évoluer.

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Un système de graphiques prêts à l'emploi

Tout une série de graphiques, histogrammes, camemberts, courbes, développés et pré-modifiés graphiquement par nos soins (forme, couleurs) sont désormais à disposition dans le Template, copie-collables et modifiables facilement selon les données à retranscrire.

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Des schémas et pictogrammes utilisables et adaptables

Sur la base de schémas retrouvés dans différentes présentations de tous services, nous avons conçu une série de schémas uniques suivant la nouvelle charte graphique, entièrement modifiables sur PowerPoint. Comme à notre habitude lors de la réalisation d’un Template, nous avons également constitué une bibliothèque de pictogrammes de la charte de GreenFlex, utilisables par simple copier-coller, disponibles en toutes les couleurs de la charte en un clic sur PowerPoint.

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Des tableaux à remplir

Même principe que pour les graphiques : sur la base des documents à refondre, nous avons pensé différentes formes de tableaux (Excel dans PowerPoint) vides, prêts à être remplis par les équipes GreenFlex, retrouvables dans des suggestions de mise en page à travers les slides du Template.

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Structure du Template

Pour préparer au mieux l’utilisation de présentations PowerPoint chartées, nous concevons toujours une suite de slides "symptomatiques" d’une présentation : couvertures, sommaires, intercalaires, slides de texte, slides imagées, mélangeant image et texte, slides focus sur une phrase ou un chiffre, tableau, slide de remerciement… Voici les essentiels d’un Template, que nous venons ensuite étoffer en fonction des besoins spécifiques que nous repérons dans les documents sources du projet (si un certain type de contenu revient souvent, nous allons créer des slides types autour de ce contenu, pour faciliter l’utilisation à l’avenir).

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#6 Un mois plus tard…

230 présentations PowerPoint et 2000 pages plus tard, GreenFlex disposait de tous ses documents internes respectant la nouvelle charte graphique, d’un Template de plus de 100 slides d’assets graphiques et de conseils, pour faire vivre son identité sur tous les supports en toute autonomie !

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L’agence PowerPoint M PREZ accompagne les personnes, les entreprises et diverses initiatives pour dépasser leurs objectifs lors de leurs présentations. Notre équipe de créatifs imagine des slides avec effets « wahou » garantis depuis 2015. Nous créons ces émotions en combinant les outils de présentation les plus utilisés dans le monde tels que PowerPoint, Google Slides, ou encore Keynote avec la suite créative d’Adobe (Photoshop, Illustrator, After Effects). Si vous souhaitez aller plus loin, notre équipe est à votre disposition pour former vos collaborateurs, créant ainsi une gamme de service complète reposant sur les trois piliers : storytelling, design et support. Les années passant, nous avons collaboré avec quelques grands noms de ce monde comme entre autres Adidas, Dyson, Hermès, Accor Hotels, Air France ou encore BNP Paribas. Nous sommes-là pour tous ceux qui veulent raconteur des histoires inspirantes ou optimiser les résultats de leurs présentations. Si vous désirez un accompagnement pour améliorer vos présentations à distance, notre agence est à votre disposition pour tout conseil et production sur le contenu et la mise en forme de vos supports PowerPoint, Keynote, Googles Slides et Prezi.

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